Qu’est-ce que le prédécroché et pourquoi l’utiliser pour votre accueil téléphonique ?

Un accueil téléphonique efficace commence souvent par un message clair et rassurant. Dans un monde où la première impression est cruciale, le prédécroché s’impose comme un atout majeur. Comment fonctionne-t-il ? Quels types de messages pouvez-vous enregistrer pour maximiser son impact ? Entre réduction du temps d’attente téléphonique et bénéfices d’une communication claire, découvrez pourquoi cette technologie s’impose comme une solution clé en faveur de la satisfaction client. 

C’est quoi le prédécroché ?

Le prédécroché est un message vocal diffusé automatiquement avant qu’un correspondant ne prenne l’appel. Contrairement à un répondeur ou une messagerie vocale, il intervient dès que l’appelant compose votre numéro. Ce message d’accueil sert à : 

• Confirmer que l’appel a bien été pris en charge 

• Transmettre des informations utiles, comme vos horaires d’ouverture ou une annonce temporaire 

Utilisé par les entreprises équipées de standards téléphoniques modernes, PABX ou systèmes VoIP, le prédécroché est particulièrement efficace pour optimiser la première prise de contact. 

Fonctionnement du prédécroché : comment ça marche ?

 

Le rôle de l’annonce d’accueil automatisée

L’annonce d’accueil diffusée par le prédécroché a pour objectif de mettre immédiatement l’appelant à l’aise. Ce message, souvent accompagné d’une musique d’attente, informe l’utilisateur qu’il est en cours de mise en relation avec le bon service. En quelques secondes, l’annonce peut aussi fournir des consignes claires ou proposer des options via un serveur vocal interactif. 

Les étapes du processus de prédécroché

Le prédécroché fonctionne de manière intuitive. Ce système s’adapte à différents scénarios, qu’il s’agisse de fournir des informations ou de guider l’utilisateur vers le bon service. Voici comment il se déroule : 

1. Déclenchement automatique : Le prédécroché se met en marche dès que l’appelant compose votre ligne téléphonique. 

2. Diffusion du message : Le message d’accueil est lu ou diffusé via un système automatisé. 

3. Redirection : Une fois le message terminé, l’appel est transmis à un correspondant ou à une messagerie vocale si personne n’est disponible. 

Les avantages du prédécroché pour votre entreprise

Le prédécroché offre une expérience optimisée à vos appelants tout en facilitant le travail de vos équipes. Voici les principaux bénéfices qu’il peut apporter à votre entreprise : 

• Amélioration de la relation client grâce à une prise en charge immédiate 

• Réduction du risque d’appels manqués en informant ou redirigeant les appelants 

• Renforcement de l’image professionnelle par un accueil téléphonique soigné 

En intégrant un prédécroché à votre structure, vous assurez à la fois la satisfaction de vos correspondants et une meilleure gestion des appels entrants. Mieux encore : cette solution s’adapte à tous les secteurs et peut être personnalisée selon vos besoins. 

3 exemples de messages prédécrochés

1. Message d’accueil standard

 

Un message d’accueil standard est parfait pour souhaiter la bienvenue à vos appelants. Ce type de message est universel. 

Exemple : « Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de votre entreprise]. Merci de patienter, un de nos conseillers va vous répondre. » 

2. Message informatif

 

Idéal pour signaler une forte affluence ou fournir des renseignements essentiels, le message informatif rassure vos appelants. 

Exemple : « Bonjour, notre service est actuellement occupé. Nous faisons tout notre possible pour vous répondre dans les meilleurs délais. » 

3. Message spécifique avec option

 

Diffusé au moyen d’un serveur vocal, le message interactif guide l’appelant vers le bon service en fonction de son besoin. 

Exemple : « Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de votre entreprise]. Pour joindre le service commercial, tapez 1. Pour le service technique, tapez 2. » 

 

Comment personnaliser votre message de prédécroché ?

Pour qu’un message de prédécroché soit efficace, il doit refléter l’identité de votre entreprise et répondre aux attentes des appelants. Voici les 3 conseils des équipes Servitel : 

1. Adaptez le ton et le contenu à votre activité 

Une entreprise de conseil adoptera un ton plus formel, tandis qu’une PME familiale pourra opter pour un style plus convivial. Le message doit incarner l’essence et les valeurs de votre marque pour être percutant. 

2. Intégrez des informations utiles 

Mentionnez vos horaires, vos services ou des options spécifiques selon les besoins de vos clients. N’oubliez pas d’inclure des détails clairs qui répondront immédiatement aux attentes des appelants. 

3. Utilisez une voix professionnelle 

Que vous choisissiez une voix interne ou un professionnel, la clarté et l’articulation sont essentielles. Une diction soignée inspire confiance et renforce la crédibilité de votre entreprise. 

Les erreurs à éviter avec le prédécroché 

Pour garantir un accueil téléphonique efficace, certaines erreurs doivent être évitées : 

• Messages trop longs qui frustrent les appelants (privilégiez des annonces claires et courtes, idéalement sous 20 secondes) 

• Contenu non mis à jour (informations obsolètes, comme des horaires ou des fermetures incorrects) 

• Manque de personnalisation qui peut nuire à l’image professionnelle de votre entreprise 

Vous l’aurez compris, le prédécroché est bien plus qu’un simple message d’accueil. Il s’agit surtout d’une solution flexible et professionnelle pour améliorer l’expérience de vos appelants. Que vous utilisiez un PABX, un standard téléphonique ou une téléphonie sur IP, ce système saura parfaitement s’adapter à vos besoins. 

Vous souhaitez mettre en place un prédécroché efficace et personnalisé au sein de votre entité ? Contactez-nous et demandez votre devis en ligne !